Suntem înconjurați de tehnologie și, de câțiva ani, o folosim în cam tot ceea ce facem. Citim cărți electronice, știri în format electronic, facem cumpărături și plăți online, iar perioadei în care trăim îi spunem, pe bună dreptate, era digitală.
Cu toate acestea, la birou continuăm să lucrăm cu hârtie, chiar dacă nu ne avantajează deloc.
Sigur, să lucrezi cu documente tipărite pare a fi varianta cea mai la îndemână sau, în orice caz, cea mai comodă. Cei mai mulți angajați s-au obișnuit cu procesele bazate pe documente tipărite. Știu să tipărească documente, să le multiplice, să le scaneze etc. Însă, simplul fapt că s-au obișnuit cu procesele bazate pe hârtie, nu înseamnă că nu și-ar dori metode mai eficiente.
Un studiu realizat anul trecut de Staples arată că 3 din 4 angajați și-ar dori să aibă acces la tehnologii mai noi, pentru a fi mai eficienți. Potrivit studiului, chiar și angajații productivi sunt de părere că ar putea realiza mai multe lucruri, dacă li s-ar oferi instrumentele potrivite.
Când vine vorba de documente, instrumentele de care ai nevoie nu sunt imprimante mai bune, scanere mai eficiente sau multifuncționale mai ieftine. Pentru că, așa cum arată numeroase studii, atâta timp cât lucrezi cu hârtie, ești ineficient.
De aceea, singura soluție viabilă este să elimini cu totul documentele tipărite din procesele de business. Iar opțiunile care există sunt mai ieftine decât crezi, ușor de utilizat și îți permit să lucrezi exclusiv cu documente electronice.
Cum faci pasul de la documentele pe hârtie la cele electronice, mai exact?
Ca să poți lucra exclusiv cu documente electronice, trebuie să le poți asigura valoarea legală și să le poți păstra într-un loc mai sigur decât propriul hard disk – unul care să asigure păstrarea lor pe o perioadă îndelungată.
Mai exact, ai nevoie de trei elemente:
- Certificat digital calificat – semnatura electronică pe care o creezi cu ajutorul acestuia are exact valoarea legală a semnăturii olografe, cu diferența că certificatul digital îți permite să semnezi mii de documente în câteva minute.
Prețul unui certificat digital este de 30 euro, iar dispozitivul securizat pe care este stocat costă alți 17 euro. Preț total: 47 euro.
- Arhivare electronică cu valoare legală – asigură păstrarea în siguranță și disponibilitatea permanentă a documentelor electronice, pe întreg ciclul lor de viață. E o alternativă mai sigură la serviciile de stocare în cloud, întrucât respectă prevederile legii arhivării electronice și te ajută să respecți, la rândul tău, prevederile legii arhivelor naționale și ale codului fiscal referitoare la păstrarea documentelor.
- Marcare temporală – o aplici pe documentele electronice care au implicații legale, pentru a demonstra faptul că ele au existat în forma respectivă la momentul când a fost aplicată marca temporală.
Prin comparație, atunci când lucrezi cu documente tipărite, ai nevoie de ceva mai multe lucruri, unele mai mici și mai ieftine, altele mai mari și mai scumpe:
- Hârtie
- Imprimantă
- Toner / cartușe
- Scaner
- Distrugător de hârtie
- Agrafe
- Plicuri
- Folii de plastic
- Capsator
- Perforator
- Instrumente de scris
- Pastă corectoare
- Ștampilă și tuș
- Dosare
- Bibliorafturi
- Spațiu de depozitare
Nu pare mai complicat să lucrezi cu hârtie? Dacă instituțiile publice au realizat că se poate trăi fără hârtie, o poți face și tu, iar companiile care îți pot furniza cele 3 elemente enumerate mai sus se vor bucura să îți ofere tot suportul necesar pentru a face tranziția de la hârtie la paperless.
